IT & Business blog Enlogit
Člen skupiny:

Máme na to proces

Vložil/a Ondřej Suchý, 22 Listopad, 2012 - 11:46

Firemní procesy mne vždy děsily. Často jsem pozoroval, jak "algoritmy" přebíraly vládu nad organizacemi a místo lidí rozhoduje "workflow". Rozum mi zůstával stát, když něco nešlo, protože na to "neměli proces", a přitom by stačilo, kdyby se do toho pustil člověk... Až jsme ve firmě začali procesy zavádět také. Řeknu proč, a jak to děláme, aby nám procesy nesežraly duši.

Proč procesy

  • Postup. Proces beru jako návod. Díky návodům nevynalézáme kolo. Pokud jsme našli řešení nebo ověřili slepou uličku, je dobré to zdokumentovat, aby se ostatní mohli inspirovat a příště byli efektivnější či neopakovali naše chyby.
  • Nutnost. U některých činností je nějaká forma standardu nutnost, pokud máme klientovi přesvědčivě garantovat danou kvalitu a kvantitu služby. Příklad: pokud naše firma poskytuje nonstop IT servis, tak to zkrátka musíme mít hodně dobře promyšlené, zdokumentované a nacvičené. Můžeme zkoumat, kde proces zlepšit, ale jen ve vhodný čas. Když v noci zazvoní telefon, že vypadl klíčový systém zákazníka, není pro diskuzi prostor.
  • Detail. Procesy také vytváříme u činností, kde stojí za to věnovat pozornost detailu. Řídit jen přes smysl (“udělej to jak chceš, ale aby z toho vyšlo tohle”) je můj ideál, ale v praxi mi ne vždy fungoval. Ne vždy jsem cítil u partnerů dostatek odpovědnosti, kolegové prominou, sám nejsem lepší.

Jak na to

  • Volnost. Aby firmu nesežral algoritmus, jsou naše procesy silným doporučením, ale ne povinností. To dává možnost hledat lepší postup nebo volit “lidské” řešení mimo proces, pokud je pro dosažení cíle lepší. Zároveň se v tom skrývá past, protože to může snadno sklouznout do anarchie či výmluv. Protilékem je podle mne uvědomění, že volnost nijak nezbavuje nutnosti doručit produkt v požadované kvalitě a kvantitě, a budování silné firemní kultury odpovědnosti.
  • Vědomí nedokonalosti. Druhý klíčový bod. Proces je jen momentálně nejlepší známý postup, nic dokonalého, neměnného. Lze hledat jiné cesty. Zejména ve spojení s předchozím bodem o dobrovolnosti má lidská kreativita prostor se ukázat a firma se nepropadá do matrixu, přestože má “procesní řízení”.
  • Smysl. Proces musí mít jasně definovaný a komunikovaný smysl. Proč ho děláme, jaký je potřebný výsledek. Jak je propojen do dalších procesů a do celé firmy. Pokud ten záměr lidé nechápou nebo mu nevěří, postup možná budou jakžtakž dodržovat, ale s kolísavou kvalitou. A z firmy se stane právě ten automat bez duše. A jeden tip: smysl hledejme společně s těmi, kterých se proces bude týkat.
  • Páka. Procesy mi dávají větší smysl, když se snaží najít multiplikační efekt. Nesledují jen mechanickou produkci, ale synergii, sdílení, recyklaci. Podporu jiných procesů. Příklad, možná trochu banální, ale snad poslouží: občas zjistíme, že dva lidé z různých týmů jedou každý svým autem do stejného místa ve stejný čas. Příležitost pro spolujízdu? Dáme do procesu, že je dobré se optat, zda někdo nejede ve stejnou dobu?
  • Co "procesovat" a co nechat? Proces vytváříme jen tam, když se někdo ozve, že konkrétní téma by chtělo zdokumentovat, anebo když poznáme nutnost (viz jeden z bodů výše). Když není poptávka uvnitř firmy, neděláme to. Huráprojekty “pojďme popsat celou firmu” jsem si také vyzkoušel, přinesly jen frustraci z množství nedokončených úkolů, enormního úsilí a nízkého přínosu.

Dodatek: tento článek nemá vyznít ve smyslu, že procesy jsou špatně. Protože tak to opravdu necítím. Myslím si, že procesy mohou někomu posloužit víc, jinému míň, a že mohou být udělány dobře a s citem, anebo mohou být děsnou otročinou. A nepředkládám univerzální návod, ale jak to vidím já a jak mi to funguje. Budu rád za vaše názory a zkušenosti. A díky Jakubovi D. za zpětnou vazbu, protože ten článek na začátku fakt vyzníval trochu jinak, než jsem chtěl.

Ondřej Suchý

Ondřej Suchý. Kontakty: m 777 103 944, e ondrej.suchy@enlogit.com, web ondrej-suchy.com + enlogit.com.

S mými zkušenostmi, nápady a pohledem zvenku pomáhám smysluplným projektům ujasnit si záměr, vytvořit jednoduchou strategii s dobře definovanou hodnotou a vyladit provoz. Pracuji například pro Enlogit a SALTEK. Zároveň mám rád přírodu a pohyb venku, a mám, myslím, citlivost k vztahům, lidem a emocím. Tyhle své stránky využívám například v rámci Prázdninové školy Lipnice.

Ondřej Suchý's blogPřidat komentář

Kontaktujte nás

IT & Business blog Enlogit
© Enlogit s.r.o. 2012
Víme, že je to otrava, ale musíme Vás informovat, že tento web používá k poskytování služeb soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace